商务邮件的修辞

修辞是撰写商务电子邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼，这是因为眼见为凭，文字用看的往往比用听更容易被放大检验。

因此，撰写商务电邮前，不妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。

邮件主题：

如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送，也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。

邮件结构：第一段与最后一段是重点

电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。

要求：主动说出你期待对方做的事情

当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。

日期：邮件的日期与时间要明确

在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下周三（如3月7日）」「下个月（如8月）」，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。

回复邮件：

如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写上「回复主旨：ＸＸＸＸＸＸ」让对方知道这是回复哪一封信。

风格：

检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。

语感：

1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。例如：

A.你对这件事情有什么想法？

B.有谁可以提供意见给我？

看得出来吗？A比B来得主动而明确。

2.动词比名词更有力量。让我们念念看以下两句话：

C.让我们做个计划吧！

D.让我们计划这件事情。

在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。

最后也是最重要的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。