Word中利用邮件合并功能进行批量文档的生成

在日常工作中，我们经常需要发送大量重复性文档，如工资条、告知函、通知、劳动合同等。如果每次都手动一个一个地制作和发送这些文档，无疑会浪费大量的时间和精力。而在使用Microsoft Word时，我们可以灵活运用其邮件合并功能，快速批量生成各种文档。

什么是邮件合并功能？

邮件合并是指将一个主模板与多个数据源进行组合，生成多个具有相同格式但数据不同的文档的过程。在Word中，我们可以通过邮件合并功能来实现这一操作。

如何准备数据源？

在进行邮件合并前，需要预先设定或指定收件人信息。如果没有现成的收件人列表信息，就需要手动创建。下面是具体操作步骤：

1. 打开【新建地址列表】对话框。
2. 打开“面试通知书.docx”文档，在【邮件】选项卡中选择【选择收件人】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【键入新列表】命令。
3. 单击【自定义列】按钮，在打开的【新建地址列表】对话框中单击【自定义列】按钮，命名字段。
4. 在【自定义地址列表】对话框中选择【称呼】字段，单击【重命名】按钮，输入名称为“职务”，单击【确定】按钮。

通过以上步骤，我们就成功创建了邮件合并的数据源。接下来，我们就可以开始进行邮件合并操作了。

如何进行邮件合并？

在Word中进行邮件合并操作非常简单。下面是具体步骤：

1. 打开主模板文档，在【邮件】选项卡中找到并点击【开始邮件合并】按钮。
2. 选择要合并的信函类型，在选择收件人时找到之前创建的数据源，并插入合并域（如姓名、职务）。
3. 根据需要进行样式和格式调整，确保文档的外观符合要求。
4. 点击【完成与合并】按钮，在弹出的下拉列表中选择要执行的操作（如生成新文档、直接打印、发送电子邮件等）。

通过以上步骤，我们就可以快速批量生成具有相同格式但数据不同的文档了。

如何批量命名生成的文档？

默认情况下，使用邮件合并功能生成的文档只能保存为一个Word文档。但如果我们希望批量命名生成的文档，可以按照以下步骤操作：

1. 进入【大纲视图】，选中文档
2. 按下图设置，创建子文档。
3. 点击保存按钮，将子文档保存为所需的文件名。

通过以上步骤，我们就可以批量命名生成的文档，并保存为多个独立的文件。

利用Word中的邮件合并功能，可以极大地提高工作效率和减少重复性工作。无论是发送工资条、告知函还是制作通知和劳动合同，都可以通过邮件合并功能来实现批量生成。只需要预先设定好数据源，并根据需要进行格式调整和命名设置，就能轻松完成任务。

通过邮件合并功能，我们可以快速高效地批量生成各种文档，为工作节省大量时间和精力。希望以上介绍能够帮助到大家，提高工作效率。

你是否已经尝试过邮件合并功能？有何体验和感受？欢迎在评论区分享你的经验和想法！